Secretariado
Curso
Em Lisboa

Descrição
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Tipologia
Curso
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Nível
Intermediário
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Local
Lisboa
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Horário de aulas
18h
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Duração
Flexível
A equipa de secretariado deve contribuir eficazmente para a organização e controlo do trabalho administrativo de uma organização/instituição, nomeadamente no âmbito da qualidade dos processos de tomada de decisão, de gestão da informação, de comunicação e de imagem organizacional.
Instalações
Localização
Início
Início
A ter em conta
Este curso visa preparar todos os formandos para um desempenho eficiente das funções de Secretariado, desenvolvendo as atitudes adequadas a um bom relacionamento profissional, aprofundando conhecimentos nos diferentes domínios da sua função técnica e actualizando métodos de trabalho de modo a desempenharem a sua função de forma mais versátil e eficiente. No final do curso os formandos serão capazes de: − Identificar as principais actividades executadas pelo secretariado de direcção; − Enumerar as diferenças entre secretariado geral e de direcção; − Saber organizar o trabalho e gerir o tempo; − Conhecer as normas protocolares no contexto empresarial; − Saber elaborar cartas; memorandos; comunicados internos; Documentação Comercial e Comunicação Escrita; − Dominar as técnicas de atendimento pessoal e telefónico; − Saber gerir agendas; − Saber organizar eventos.
É destinado a profissionais que exerçam ou venham a exercer funções de Secretariado de Direcção, Secretárias Executivas, Assistentes de Direcção, Secretárias de Departamento e Assistentes de Departamento. Público em geral.
Opiniões
Matérias
- Secretariado
- Executadas
- Direcção
- Diferenças
- Organização
- Gestão
- Tempo
- Prioridades
- Administrativas
- Autonomia
Programa
Módulo 1 - Introdução ao Secretariado (1 Horas)
- Identificar as principais actividades executadas pelo secretariado de direcção
- Enumerar as diferenças entre secretariado geral e de direcção
- Saber gerir o seu tempo e definir prioridades
- Organizar melhor as tarefas administrativas
- Desenvolver o campo de autonomia
- Optimizar o funcionamento do secretariado em caso de ausência
- Elaborar um plano de acção pessoal
- Receção, triagem, registo e distribuição da correspondência entrada
- Preparação da resposta
- Correio eletrónico
- Registo e expedição da correspondência saída
- Conservação da informação
- Posicionamento e ordenação da informação
- Conceção de um sistema de arquivo
- Arquivo informático
- Arquivo inativo
- Classificação de obras e publicações
- Divulgação da informação
- Gestão documental
- Apresentações
- Cumprimentos
- Precedências
- Protocolo ao telefone
- Correspondência (cartas, cartões, convites e outras)
- Recepção e acolhimento de visitantes
- O tratamento social
- Regras de cortesia e do Saber-Estar
- Presentes sociais e de representação da organização
- Elaborar cartas, memorandos, comunicados internos, etc.
- Criar páginas de rosto para documentos
- Filtrar correspondência e sua distribuição
- Tratar a informação recebida
- Criar mapas para apresentar resultados
- Criar pastas consoante os assuntos
- Organizar um arquivo
- As expectativas e as exigências do público ou dos clientes
- Os clientes internos e externos
- Os critérios de eficácia da função atendimento
- Estabelecer o contacto e uma relação positiva com o cliente
- 5.5. Utilizar uma atitude de comunicação eficaz
- Comunicar e dialogar com o interlocutor, evitando as relações de força e a agressividade
- Conhecer a importância do não-verbal e da linguagem gestual
- As técnicas do atendimento telefónico. Importância do atendimento telefónico para a organização
- As relações e os litígios
- Os casos de atendimento difíceis
- Atribuição de prioridades a assuntos
- A importância de registar notas de forma concisa sem deturpar nem omitir informação
- Economato
- Equipamentos
- Mobiliário e decoração
- Gráficas
- Outros produtos e serviços
- Apoio a processos de recrutamento
- Regras de planeamento e organização dos diferentes tipos de eventos
- Organização de recepções, reuniões de trabalho, seminários, exposições, inaugurações, conferências
- Eventos de tomadas de posse, assinaturas de contratos
- Organização de viagens e refeições
- Procedimentos e instrumentos adequados aos diferentes tipos de eventos
Secretariado