Secretariado

Curso

Em Lisboa

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Descrição

  • Tipologia

    Curso

  • Nível

    Intermediário

  • Local

    Lisboa

  • Horário de aulas

    18h

  • Duração

    Flexível

A equipa de secretariado deve contribuir eficazmente para a organização e controlo do trabalho administrativo de uma organização/instituição, nomeadamente no âmbito da qualidade dos processos de tomada de decisão, de gestão da informação, de comunicação e de imagem organizacional.

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A ter em conta

Este curso visa preparar todos os formandos para um desempenho eficiente das funções de Secretariado, desenvolvendo as atitudes adequadas a um bom relacionamento profissional, aprofundando conhecimentos nos diferentes domínios da sua função técnica e actualizando métodos de trabalho de modo a desempenharem a sua função de forma mais versátil e eficiente. No final do curso os formandos serão capazes de: − Identificar as principais actividades executadas pelo secretariado de direcção; − Enumerar as diferenças entre secretariado geral e de direcção; − Saber organizar o trabalho e gerir o tempo; − Conhecer as normas protocolares no contexto empresarial; − Saber elaborar cartas; memorandos; comunicados internos; Documentação Comercial e Comunicação Escrita; − Dominar as técnicas de atendimento pessoal e telefónico; − Saber gerir agendas; − Saber organizar eventos.

É destinado a profissionais que exerçam ou venham a exercer funções de Secretariado de Direcção, Secretárias Executivas, Assistentes de Direcção, Secretárias de Departamento e Assistentes de Departamento. Público em geral.

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Matérias

  • Secretariado
  • Executadas
  • Direcção
  • Diferenças
  • Organização
  • Gestão
  • Tempo
  • Prioridades
  • Administrativas
  • Autonomia

Programa

Conteúdos Programáticos

Módulo 1 - Introdução ao Secretariado (1 Horas)
  • Identificar as principais actividades executadas pelo secretariado de direcção
  • Enumerar as diferenças entre secretariado geral e de direcção
Módulo 2 - Organização do Trabalho e Gestão do Tempo (2 Horas)
  • Saber gerir o seu tempo e definir prioridades
  • Organizar melhor as tarefas administrativas
  • Desenvolver o campo de autonomia
  • Optimizar o funcionamento do secretariado em caso de ausência
  • Elaborar um plano de acção pessoal
Módulo 3 - Circuito da Documentação e Arquivo (2 Horas)
  • Receção, triagem, registo e distribuição da correspondência entrada
  • Preparação da resposta
  • Correio eletrónico
  • Registo e expedição da correspondência saída
  • Conservação da informação
  • Posicionamento e ordenação da informação
  • Conceção de um sistema de arquivo
  • Arquivo informático
  • Arquivo inativo
  • Classificação de obras e publicações
  • Divulgação da informação
  • Gestão documental
Módulo 4 - Normas Protocolares no Contexto Empresarial (2 Horas)
  • Apresentações
  • Cumprimentos
  • Precedências
  • Protocolo ao telefone
  • Correspondência (cartas, cartões, convites e outras)
  • Recepção e acolhimento de visitantes
  • O tratamento social
  • Regras de cortesia e do Saber-Estar
  • Presentes sociais e de representação da organização
Módulo 5 - Documentação Comercial e Comunicação Escrita (2 Horas)
  • Elaborar cartas, memorandos, comunicados internos, etc.
  • Criar páginas de rosto para documentos
  • Filtrar correspondência e sua distribuição
  • Tratar a informação recebida
  • Criar mapas para apresentar resultados
  • Criar pastas consoante os assuntos
  • Organizar um arquivo
Módulo 6 - Técnicas de Atendimento Pessoal e Telefónico (3 Horas)
  • As expectativas e as exigências do público ou dos clientes
  • Os clientes internos e externos
  • Os critérios de eficácia da função atendimento
  • Estabelecer o contacto e uma relação positiva com o cliente
  • 5.5. Utilizar uma atitude de comunicação eficaz
  • Comunicar e dialogar com o interlocutor, evitando as relações de força e a agressividade
  • Conhecer a importância do não-verbal e da linguagem gestual
  • As técnicas do atendimento telefónico. Importância do atendimento telefónico para a organização
  • As relações e os litígios
  • Os casos de atendimento difíceis
Módulo 7. Gestão de Agendas (3 Horas)
  • Atribuição de prioridades a assuntos
  • A importância de registar notas de forma concisa sem deturpar nem omitir informação
Módulo 8 - Office Management (1 hora)
  • Economato
  • Equipamentos
  • Mobiliário e decoração
  • Gráficas
  • Outros produtos e serviços
  • Apoio a processos de recrutamento
Módulo 9 - Organização de Eventos (2 Horas)
  • Regras de planeamento e organização dos diferentes tipos de eventos
  • Organização de recepções, reuniões de trabalho, seminários, exposições, inaugurações, conferências
  • Eventos de tomadas de posse, assinaturas de contratos
  • Organização de viagens e refeições
  • Procedimentos e instrumentos adequados aos diferentes tipos de eventos

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